Durées de conservation dans le secteur social et médico-social : la CNIL publie un référentiel et une fiche pratique
La CNIL publie un référentiel « durées de conservation » pour les traitements les plus fréquents dans les secteurs social et médico-social et une fiche pratique proposant une méthodologie aux professionnels concernés.
Un référentiel pour les traitements couramment mis en œuvre
Ce référentiel a pour objectif de guider, de manière opérationnelle, les acteurs des secteurs social et médico-social dans l’identification et la détermination des durées de conservation pertinentes pour les traitements qu’ils mettent en œuvre.
Il constitue une aide à la prise de décision en orientant les responsables de traitement vers :
- les durées obligatoires du fait de la réglementation en vigueur, et en particulier le code de l’action sociale et des familles ainsi que le code de la santé publique ;
- les durées recommandées par la CNIL, qui sont des points de repère pour déterminer la durée pertinente.
Le référentiel n’est pas exhaustif et ne couvre que les traitements les plus fréquents pour ces secteurs d’activité.
À noter
Les références textuelles ou doctrinales ont été vérifiées et mises à jour à la date de publication du présent référentiel.
Pour en savoir plus : Référentiel relatif aux durées de conservation dans le secteur social et médico-social
Une fiche pratique dédiée à la gestion des durées de conservation
La fiche pratique est destinée à tous les acteurs (salariés, bénévoles, etc.) et leur propose des recommandations pratiques pour la gestion au quotidien des durées de conservation.
Pour en savoir plus : Secteur social et médico-social : comment gérer les durées de conservation ?
À qui s’adressent ces ressources ?
Le référentiel et la fiche pratique s’adressent à l’ensemble des organismes privés ou publics agissant dans les secteurs social et médico-social (ex. : les services mandataires et judiciaires à la protection des majeurs (SMJPM), les services d’accompagnement à la vie sociale (SAVS), les établissements et services d’aide par le travail (ESAT), les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD), etc.).
Pour aller plus loin : le guide des durées de conservation
La CNIL a publié, en 2020, un guide pratique sur les durées de conservation des données, plus général, qui a vocation à répondre aux questions les plus fréquentes des professionnels sur le principe de limitation de la conservation des données. Il détaille les éléments clés de cette obligation et apporte des conseils pratiques pour faciliter sa mise en œuvre au sein des organismes publics ou privés.
Élaboré en partenariat avec le Service interministériel des archives de France (SIAF), le guide met en relation les obligations du RGPD et celles du code du patrimoine.
Pour en savoir plus : Guide pratique - Les durées de conservation.
Groupe de travail social et médico-social
Un groupe de travail associant des acteurs des secteurs social et médico-social et les services de la CNIL a été créé en 2021. Il comprend les organismes suivants :
- l’Union nationale des associations familiales (Unaf) ;
- NEXEM ;
- la fédération des acteurs de la solidarité ;
- le groupe social et médico-social social de l’association française des correspondants à la protection des données (AFCDP).
L’objectif est de co-produire des outils (fiches pratiques, élaboration de mentions d’information, etc.) sur des thèmes précis (durées de conservation, information des personnes, registre des traitements, etc.) afin de faciliter la mise en œuvre de la réglementation en matière de protection des données personnelles pour l’ensemble des professionnels des secteurs.
Le référentiel et la fiche pratique sur les durées de conservation ont été réalisés en concertation avec ce groupe de travail.
