Professionnels : comment répondre à une demande de droit d’accès ?

Une personne peut vous demander :

• l’accès à l’information sur le traitement éventuel de données la concernant (« avez-vous des données me concernant ? Pour quoi faire ? Combien de temps les conservez-vous ? À qui les transmettez-vous ? » etc.) ;
• l’obtention d’une copie de ces données.

1. Si nécessaire, vérifiez l’identité de la personne qui exerce sa demande

Êtes-vous sûr de l’identité de la personne qui exerce sa demande ? Procédez à cette vérification si nécessaire (voir « Quels justificatifs demander »).

2. Si nécessaire, demandez sur quelles données portent la demande

Il arrive que certaines demandes concernent l’ensemble des données traitées par un organisme. Dans ce type de cas, si la demande porte sur une grande quantité de données, vous pouvez demander à la personne concernée de préciser sur quelles données ou quelles opérations de traitement porte sa demande (considérant 63 du RGPD).

Il vous faudra revenir vers elle dans un délai maximum d’un mois (voir « Les délais pour répondre à une demande »).

3. Vérifiez que la demande ne concerne pas un tiers

Lorsque vous recevez une demande de droit d’accès, vous devez vérifier qu’il s’exerce dans le respect du droit des tiers. Par exemple, il n’est pas possible de demander l’accès aux données concernant son conjoint ; un salarié d’une entreprise ne peut obtenir des données relatives à un collègue.

De même, le droit d’accès ne peut porter atteinte au secret des affaires ou à la propriété intellectuelle (droit d’auteur protégeant le logiciel par exemple).

En pratique, cela peut par exemple conduire à masquer, dans ce qui est envoyé au demandeur, l’identité de tiers ou des éléments permettant indirectement de les identifier.

4. Répondez à la demande en respectant les délais

La personne demande-t-elle seulement des informations la concernant ou également une copie de ses données ?

• Si vous traitez des données concernant le demandeur, vous devrez lui fournir plusieurs informations indiquées dans cette fiche (voir la partie « Quelles informations dois-je donner ? »). Il s’agit des informations qui figurent en principe sur tout support de collecte (conformément à l’article 13 ou 14 du RGPD).
• Si la personne demande la copie de ses données, vous devez les lui communiquer, quel que soit le support sur lequel ces données sont enregistrées (document papier ou électronique, enregistrement vidéo, sonore, etc.). Le fait que des données soient contenues dans un document ne les rend pas pour autant non communicables. Il faudra, lors de la réponse, prendre en compte le droit des tiers.

Attention : Vous ne pouvez pas répondre à une demande d’accès en indiquant seulement à la personne que vous disposez des données qu’elle vous avait communiquées ou en listant seulement les catégories de données dont vous disposez.

Les données personnelles présentes dans un document (courrier, note, rapport, enregistrement vocal ou visuel, etc.) peuvent être communiquées par la copie du document en lui-même ou par une retranscription fidèle et intelligible sur un autre support. Une copie du document entier ou non devra être remise à la personne si la fourniture d’une telle copie est indispensable pour permettre à la personne concernée d’exercer effectivement ses autres droits (droit de rectification, droit à la limitation, droit d’opposition, etc.),

Les données personnelles enregistrées dans un logiciel métier (CRM, gestion RH, etc.) peuvent être communiquées par la transmission d’impressions d’écrans ou d’une retranscription fidèle sur un autre support.

Cela n’est possible que sous réserve des droits et libertés d’autrui.

En tant que responsable du traitement de données personnelles, vous devez :

• Informer les personnes concernées de l’existence de leur droit d’accès au moment où vous collectez leurs données ;
• Permettre aux personnes d’exercer leur droit d’accès grâce à des modalités pratiques (formulaire en ligne, coordonnées dédiées) ;
• Mettre en place un parcours interne efficace au sein de votre entité pour le traitement des demandes de droit d’accès. Cela nécessite de prévoir des procédures permettant de remonter les demandes de droit d’accès au bon interlocuteur afin d’être en mesure de traiter la demande dans les délais impartis ;
• Prévoir des modalités de réponse auprès des personnes concernées qui soient compréhensibles, accessibles, formulées en des termes clairs et simples.

C’est à la personne voulant accéder à ses données personnelles de vous saisir.

Cette personne peut donner un mandat à une personne de son choix pour exercer son droit d’accès. Dans ce cas, la personne choisie doit présenter un courrier précisant :

• l’objet du mandat (exercice du droit d’accès) ;
• l’identité du mandant (identité du demandeur qui exerce son droit d’accès aux données le concernant) ;
• l’identité du mandataire (son identité).

Elle doit justifier de son identité et de celle du demandeur.

Pour les mineurs et les majeurs incapables d’exercer leurs droits, ce sont, selon les cas, les parents, le(s) détenteur(s) de l’autorité parentale ou le tuteur qui effectuent la démarche.

Pour exercer ses droits, la personne doit justifier de son identité. Par principe, cette justification peut intervenir « par tout moyen ». Ainsi, il n’est pas nécessaire de joindre une photocopie d’un titre d’identité en cas d’exercice d’un droit dès lors que l’identité de la personne est suffisamment établie (par exemple, par la fourniture d’informations supplémentaires à celles relatives à l’identité, comme un numéro client ou adhérent, etc.).

Par ailleurs, dans un environnement numérique, le fait d’exercer ses droits depuis un espace où la personne s’est authentifiée peut être suffisant, en fonction des données d’identité numériques demandées (par exemple FranceConnect).

Néanmoins, si vous avez un « doute raisonnable » sur l’identité du demandeur, vous pouvez lui demander de joindre tout autre document permettant de prouver son identité, comme par exemple, si cela est nécessaire, une photocopie d’une pièce d’identité.

Le niveau des vérifications à effectuer peut varier en fonction de la nature de la demande, de la sensibilité des informations communiquées et du contexte dans lequel la demande est faite.

Vous devez répondre dans les meilleurs délais à une demande de droit d’accès, et dans un délai maximum d’un mois (article 12.3 du RGPD). Une possibilité de prolonger de deux mois ce délai est prévue, « compte tenu de la complexité et du nombre de demandes », à condition d’en informer la personne concernée dans le délai d’un mois suivant la réception de la demande (article 12.3 du RGPD).

Que vous répondiez à la demande de droit d’accès ou décidiez de prolonger le délai de deux mois, vous devrez informer la personne concernée dans un délai maximum d’un mois.

Focus sur le droit d’accès à des données de santé : En ce qui concerne l’accès aux données de santé, les délais sont différents. La communication des données de santé (exemple : dossier médical) doit être faite au plus tard dans les 8 jours suivant la demande et au plus tôt – compte tenu du délai de réflexion prévu par la loi dans l’intérêt de la personne –  dans les 48 heures. Si les informations remontent à plus de cinq ans, le délai est porté à 2 mois (article L.1111-7 du code de la santé publique).

Le RGPD prévoit un principe de gratuité pour les copies fournies dans le cadre d’une demande d’accès (article 12.5).

Vous ne pouvez demander le paiement de « frais raisonnables basés sur les coûts administratifs » que :

• pour toute copie supplémentaire demandée par la personne concernée ;
• si la demande est manifestement infondée ou excessive.

Attention : le coût des « frais raisonnables basés sur les coûts administratifs » ne doit pas être une entrave à l’exercice du droit d’accès.

Les demandes peuvent être faites sur place ou par écrit (voie postale ou électronique).

• Si la demande est formulée sur place et que vous ne pouvez pas y apporter une réponse immédiatement, vous devez remettre au demandeur un avis de réception daté et signé.
• Si la demande est formulée par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d'usage courant, à moins que la personne concernée ne demande qu'il en soit autrement (article 12.3). Dans ce cas, attention aux modalités de transmission des informations qui doivent se faire de manière sécurisée.
• Si la demande est faite par écrit et que vous avez besoin de précisions ou de compléments pour y répondre, vous devez prendre contact avec le demandeur (courrier postal ou électronique).
• Si vous envoyez les données personnelles par voie postale, il est souhaitable de le faire par le biais d’un courrier recommandé avec accusé de réception.
• Si les données sont communiquées par clé USB, vous pouvez remettre la clé USB en main propre à la personne qui vous a saisi ou l’envoyer par courrier. Vous devez prendre des mesures appropriées pour protéger les données contenues sur ce support, en particulier s’il s’agit de données sensibles. Afin d’éviter que ces données soient accessibles à tous, il est ainsi possible de les chiffrer.  Le code de déchiffrement devra alors être communiqué dans un autre courrier ou par un autre moyen (SMS, courriel, etc.).

Afin de vous aider pour le chiffrement des données, vous pouvez consulter les conseils de la CNIL en la matière.

Vous devez fournir à la personne les informations suivantes :

• les objectifs (finalités) du traitement de données (à quoi vous servent les données ?) ;
• les catégories de données personnelles concernées (nom, prénom, adresse, etc.) ;
• l’identité des destinataires auprès desquels ses données ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ou les organisations internationales. Vous pouvez vous limiter à indiquer les catégories de destinataires (revendeur de données, autre site web, etc.) si leur identification vous est impossible (en particulier si les destinataires ne sont pas encore connus) ;
• la durée de conservation des données personnelles envisagée, lorsque cela est possible, ou les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• les autres droits (droit de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition) :
• le droit d’adresser une plainte auprès d’une autorité de contrôle ;
• toute information relative à la source spécifique des données collectées (c’est-à-dire d’où proviennent ses données) si celles-ci n’ont pas été récoltées directement auprès de la personne concernée :
• l’existence d’une prise de décision automatisée (y compris en cas de profilage, visée à l’article 22, paragraphes 1 et 4 du RGPD), le fonctionnement de celle-ci, l’importance et les conséquences pour elle d’une telle décision. Les informations fournies doivent être suffisamment complètes pour qu’elle comprenne les raisons de la décision ;
• les garanties appropriées en ce qui concerne le transfert de ses données vers un pays en dehors de l’Union européenne ou vers une organisation internationale (article 46 du RGPD).

Votre sous-traitant sur le traitement concerné doit vous aider à vous acquitter de vos obligations en matière de droit d’accès (article 28.3.e du RGPD).

Exemple : des employés demandent des données de géolocalisation de leur véhicule.

L’employeur peut demander à son sous-traitant, qui lui aurait fourni un dispositif de géolocalisation, son appui afin de fournir ces données de géolocalisations « sous une forme accessible ».

Si le responsable de traitement ne dispose que d’une analyse des données, il peut se rapprocher du sous-traitant qui a conservé les données identifiantes, si elles ne sont pas encore effacées.