FAQ - Gérer vos désignations de DPO

• Je souhaite désigner un DPO (1^ère désignation ou nouvelle désignation suite à une fin de mission) :
  • Je désigne un DPO personne physique ;
  • Je désigne un DPO personne morale.
• Je souhaite mettre à jour la désignation d’un DPO (permet de modifier les informations du représentant légal, du contact ou les coordonnées) :
  • Je modifie les informations de la désignation d’un DPO personne physique ;
  • Je modifie les informations de la désignation d’un DPO personne morale.
• Je souhaite déclarer la fin à la désignation ou remplacer un DPO :
  • Je déclare une fin de mission sans remplacement ;
  • Je remplace un DPO par un DPO personne physique ;
  • Je remplace un DPO par un DPO personne morale.

L’enregistrement de la désignation d’un DPO, sa modification ou la fin de mission se font exclusivement depuis ce téléservice.

L’ensemble des contacts renseignés dans une désignation recevront un courriel de confirmation une fois la demande enregistrée par la CNIL. En cas de fin de mission ou de remplacement d’un DPO, les contacts de la dernière désignation seront informés par courriel.

Si dans un délai de 48 heures, vous n’avez pas reçu l’accusé de réception ou si vous estimez qu’une démarche est dû à une erreur ou d’origine frauduleuse, vous pouvez contacter la permanence téléphonique dédiée.

La gestion de la désignation du DPO peut être réalisée depuis n’importe quel compte MA CNIL. Les informations demandées pour modifier une désignation, déclarer un remplacement de DPO ou une fin de mission sont : le numéro de désignation (DPO-XXX) et le numéro de SIREN de l’organisme désignant le DPO.

Vous trouverez dans l’historique de vos demandes uniquement les désignations réalisées depuis ce même compte. Il n’est pas possible d’afficher ou de faire remonter l’historique d’un compte à un autre.

Si vous avez des difficultés techniques liées à l'utilisation du compte MA CNIL, un formulaire de support est à votre disposition.

Vous pouvez retrouver le numéro de désignation depuis votre compte CNIL en allant sur « Vos demandes terminées » depuis l’onglet « Mes demandes » ou dans l’accusé de réception de la désignation reçu par email. Le numéro de désignation est différent du numéro de la demande faite depuis le téléservice.

Pour toutes vos démarches relatives au DPO, vous avez besoin du numéro de SIREN de l’organisme. Ce numéro doit obligatoirement être utilisé si l’organisme en dispose.

Si l’organisme ne dispose pas de numéro de SIREN, vous devez alors cocher la case « L’organisme n’a pas de numéro de SIREN » affichée à la première étape du formulaire de désignation DPO sous le champ numéro de SIREN.

Dans ce cas, vous ne pourrez pas utiliser le téléservice pour déclarer une modification, une fin de mission avec ou sans remplacement. Pour effectuer ces démarches, il conviendra de contacter le service des délégués à l’adresse indiquée dans l’accusé de réception de la désignation initiale.

Si l’organisme désignant le DPO ou l’organisme désigné DPO personne morale change de numéro de SIREN. Vous devez :

1. Déclarer la fin de mission de la désignation initiale
2. Réaliser une nouvelle désignation initiale avec le nouveau numéro de SIREN

• Brouillons en cours : vous devez encore valider votre demande afin qu’elle soit prise en compte.
• Demandes en cours : votre demande est en cours de traitement par nos services.
• Demandes terminées : la demande est prise en compte dans un délai maximum de 24h. La désignation est effective. Vérifiez que vous avez reçu l’accusé réception de votre désignation dans votre boîte email.

Vous pouvez choisir la date de prise d’effet de votre choix à condition qu’elle soit égale ou ultérieure à la date à laquelle vous réalisez la demande en ligne.
De plus, la date de prise d’effet du nouveau DPO ne doit pas être antérieure à la déclaration de fin de mission du précédent DPO.

Si vous avez saisi une date de prise d’effet erronée et que vous avez déjà validé la demande vous devrez alors contacter le service des délégués à l’adresse indiquée dans l’accusé de réception de la désignation initiale.

Vous devez utiliser le formulaire de fin de mission avec remplacement si le DPO absent est officiellement remplacé par un autre DPO le temps de son absence.

Si le DPO n’est pas remplacé officiellement, il est nécessaire de prévoir une mise à jour des procédures internes (exemple : routage du courrier et des appels) garantissant que les demandes des personnes concernées ou de l’autorité de contrôle soient traitées.

Vous devez signaler immédiatement à la CNIL la fin de mission de votre DPO ou son remplacement.

Munissez-vous :

• du numéro de la dernière désignation (DPO-XXXX) ;
• du numéro de SIREN de l’organisme désignant ;
• de la date de fin de mission.

Vous pouvez retrouver le numéro de désignation depuis votre compte CNIL en allant sur « Vos demandes terminées » depuis l’onglet « Mes demandes » ou dans l’accusé de réception de la désignation. Le numéro de désignation est différent du numéro de la demande faite depuis le téléservice.

Si vous souhaitez désigner un nouveau DPO et que la désignation du précédent DPO a déjà été enregistrée en fin de mission lors d’une précédente demande sur le téléservice. Vous devez utiliser :

• Soit le formulaire « Je désigne un DPO personne physique »
• Soit le formulaire « Je désigne un DPO personne morale »

Vous pouvez modifier la désignation du DPO en utilisant l’un des deux formulaires de modification de la désignation disponible sur le téléservice. Aucune demande de modification envoyée par email ne sera traitée sauf cas non géré par le téléservice (exemple : erreur sur le nom ou le prénom du DPO, organisme n’ayant pas de numéro de SIREN).

Le message précise :

• « Vous ne pouvez pas modifier les données d’une désignation dont la mission est terminée »
  • Vous devez alors utiliser le formulaire « je désigne un DPO personne physique » ou le formulaire « Je désigne un DPO personne morale ».
• « Vous ne pouvez pas faire une désignation DPO initiale car cet organisme a déjà enregistré un DPO »
  • Vous devez alors utiliser le formulaire « Je remplace mon DPO par un DPO personne physique » ou « Je remplace mon DPO par un DPO personne morale » ;
• « Le SIREN de l’organisme que vous avez saisi ne correspond pas à celui de l’organisme de l’ancienne désignation » ou « Le SIREN de l’organisme désignant ne correspond pas à celui de la désignation indiquée »
  • Vous devez vérifier que le numéro de SIREN correspond au numéro de désignation (DPO-XXX) renseignée sur la désignation initiale ;
• « Vous avez spécifié le même DPO que dans l’ancienne désignation, veuillez spécifier un DPO différent »
  • Vous ne pouvez pas utiliser le formulaire de remplacement d’un DPO pour informer la CNIL d’un changement de coordonnées. Vous devez donc envoyer un email au service des délégués afin de demander une modification de la désignation.

Si vous rencontrez des difficultés techniques liées à l'utilisation du compte MA CNIL, un formulaire de support est à votre disposition. Ce formulaire concerne exclusivement l'assistance technique, nous ne pourrons pas répondre par ce biais aux demandes relatives à l'exercice de vos droits ou au suivi de vos démarches.

Effectuer une demande d'assistance technique

Si vous avez des difficultés liées aux formulaires DPO, vous pouvez contacter le service des délégués via la permanence téléphonique dédiée.