La transmission de fichiers de donateurs ou de contacts entre associations et fondations

20 juin 2022

Les associations peuvent se transmettre, entre elles, des fichiers de donateurs ou de contacts. Elles doivent cependant respecter certaines règles posées par le RGPD, notamment en informant les personnes et en leur permettant d'exercer leurs droits gratuitement et facilement.

Qui est concerné par ces règles ?

Ces règles s’appliquent à tout organisme ayant un « objet » caritatif (particulièrement les associations ou fondations faisant appel à la générosité du public pour recevoir des dons) qui souhaite transmettre les fichiers de ses donateurs ou contacts à des fins de prospection caritative :

à d’autres associations ;
à des sociétés commerciales.

Les sociétés commerciales qui cèdent ou louent des fichiers de prospects à des associations caritatives pour de la prospection caritative sont également concernées par ces règles.

Les règles à respecter varient selon l’objectif de la réutilisation des données (prospection caritative ou prospection commerciale).

Quelles sont les règles applicables en matière de transmission de fichiers de donateurs/contacts pour de la prospection caritative ?

Une association A peut transmettre les informations de ses donateurs/contacts à une autre association B à des fins de prospection caritative, sous réserve de respecter certaines conditions posées par le RGPD.

Cette prospection peut être faite par voie postale/appels téléphoniques ou électronique (SMS, courriels, automates d’appels).

Ainsi, les personnes concernées (donateurs/contacts) doivent nécessairement avoir été, au moment de la collecte initiale de leurs données par l’association A :

informées de l’utilisation des données collectées à des fins de prospection caritative ;
informées de leur possible transmission à des partenaires du secteur caritatif à des fins de prospection caritative ;
en mesure de s’opposer préalablement à chacune de ces utilisations, de manière simple et gratuite, par exemple en cochant une case mise à leur disposition lorsque les données sont collectées, puis à tout moment notamment lors de chaque contact.

Par exemple :

 Je m’oppose à ce que mes coordonnées postales et/ou mon adresse électronique soient transmises aux partenaires [lien vers la liste des partenaires] de l’association A à des fins de prospection caritative par courrier postal et/ou par courrier électronique.

 Je m’oppose à recevoir des sollicitations à des fins caritatives de partenaires de l’association A par courrier postal ou courrier électronique.

Prospection commerciale : des règles plus strictes

Les règles de la prospection caritative sont moins strictes que celles de la prospection commerciale.

Si une association ou fondation faisant appel à la générosité du public souhaite transmettre les fichiers de ses donateurs/prospects à un autre organisme pour de la prospection de nature commerciale, les règles applicables seront plus exigeantes.

En particulier, les donateurs/prospects doivent avoir explicitement donné leur consentement, au moment de la collecte de leur adresse électronique, pour une telle utilisation de leurs données.

Pour approfondir : La prospection commerciale par voie électronique

Que doit faire l’organisme qui reçoit des fichiers de donateurs/contacts à des fins de prospection caritative ?

Une fois qu’elle a reçu le fichier de donateurs/contacts de l’association A, l’association B (destinataire des données) devient responsable du traitement de ces données et doit respecter certaines règles.

Elle devra notamment informer la personne concernée, au plus tard lors de sa première communication avec elle, des mentions prévues par l’article 14 du RGPD et notamment de la source d’où proviennent ses données personnelles.

À la première communication comme à chaque nouvelle sollicitation, la personne concernée devra pouvoir facilement s’opposer à être recontactée.

Que faire en cas de prospection caritative non souhaitée ?

Vous devez tout d'abord vous adresser à l'organisme qui vous a contacté, par exemple en contactant son délégué à la protection des données (ou DPO), pour exercer vos droits d'opposition ou d'accès.

Puis, s'il n'est pas fait suite à votre demande, vous pouvez saisir le service des plaintes de la CNIL.

Pour en savoir plus : Adresser une plainte

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