Comment faire approuver un code de conduite ?

Comment la CNIL vous accompagne ?

Les services de la CNIL vous accompagnent, dans le cadre d’une demande de conseil, lors de la phase amont de construction de votre code de conduite.

Dans la mesure où le porteur du code est la plume du code de conduite et que l’élaboration de cet outil nécessite plusieurs mois de rédaction, cette phase d’accompagnement en amont est essentielle afin de s’assurer que la structure et le périmètre du code de conduite sont bien définis conformément aux dispositions du RGPD et des lignes directrices approuvées par le CEPD.

Par exemple, vous pouvez nous communiquer un projet de code si :

• vous avez élaboré un schéma de gouvernance mais vous voulez vous assurer qu’il convient aux exigences des lignes directrices ;
• vous souhaitez nous soumettre les premières fiches pratiques de votre code.

Le service des outils de la conformité est à vos côtés pour toute question relative à  la procédure ou à la méthodologie applicable au code de conduite, contactez le service des outils de la conformité de la CNIL. À l’issue de cette phase d’accompagnement, vous pouvez soumettre votre projet de code à la CNIL via un téléservice dédié sur notre site web.

Comment faire approuver un code de conduite national ?

Après saisine de la CNIL via le téléservice, un accusé réception vous sera envoyé si, après première analyse, votre dossier est complet. Le délai de quatre mois court à compter de l’envoi de celui-ci. 

Puis, les services de la CNIL analyseront votre projet et échangeront avec le porteur du code jusqu’à satisfaction des exigences.

Enfin, la CNIL approuvera votre projet.

Les codes de conduite approuvés par la CNIL

Comment faire approuver un code de conduite européen?

Les délais d’instructions d’un projet de code de conduite européen varient de huit à quatorze mois en moyenne. Ces délais se justifient par la portée du code de conduite et la nécessité d’apporter au demandeur le maximum de sécurité juridique à l’échelle européenne.

Cette procédure fait l’objet de nombreux échanges entre le porteur du code, l’autorité compétente (la CNIL) et ses homologues. Ces différentes étapes ont pour objectifs d’aider les demandeurs à construire un projet apportant les meilleures garanties juridiques.

Cette procédure d’instruction commune se divise en trois phases.

1. Après saisine de la CNIL via le téléservice, les services  analyseront le projet et échangeront avec le porteur du code jusqu’à satisfaction des exigences.
2. Le dossier est ensuite adressé à deux autorités de contrôle volontaires qui analyseront le projet et transmettront à la CNIL leurs commentaires dont vous serez informé.
3. La troisième étape consiste à communiquer votre projet à toutes les autorités de contrôles concernées par le code de conduite. Cette phase peut également donner lieu à de nouvelles observations et/ou demandes de modifications du projet de code de conduite.

Enfin, la CNIL soumettra pour avis votre projet au CEPD conformément à l’application du « mécanisme de cohérence » prévu par le RGPD (article 63).

Le CEPD soumettra ensuite son avis  à la Commission européenne qui prononcera l’application générale du code de conduite au sein de l’Union européenne conformément aux dispositions du RGPD (article 40.8 et 40.9).