Les inscriptions aux activités extrascolaires dans le respect de la vie privée
La rentrée scolaire c’est aussi la période des inscriptions dans les clubs de sports, les associations ou les centres de loisirs pour les activités culturelles ou sportives pratiquées par les enfants. On est donc amené à délivrer de nombreuses informations sur sa famille. Quelques conseils pour bien remplir ces différents formulaires.
Quel est le premier réflexe à avoir avant de donner des informations personnelles ?
Lorsque l'on remplit un document d’inscription, il faut avant toute chose s'interroger sur le caractère indispensable de l’information qui vous est demandée et à quoi elle va servir. Par exemple : pour inscrire votre enfant à un cours de guitare, votre nationalité, votre n° de sécurité sociale ou encore votre statut matrimonial ne sont pas indispensables.
Par contre, les nom et prénom de l’enfant, l'adresse et le numéro de téléphone des parents, des précisions sur l’assurance dont dépend l’enfant sont des informations utiles qu'il est nécessaire de remplir. Si certaines informations vous paraissent indiscrètes et que l’organisme conditionne votre inscription à la communication de ces informations, vous pouvez adresser une plainte à la CNIL qui interviendra auprès de l’organisme concerné.
L'organisme doit-il nous informer du caractère obligatoire ou facultatif des réponses?
Oui. Un formulaire qui recueille des informations vous concernant doit impérativement comporter une information sur :
- l’identité du responsable,
- l’objectif poursuivi par le formulaire,
- le caractère obligatoire ou facultatif des réponses,
- les destinataires des informations recueillies,
- les modalités d'accès, de correction et d'effacement aux informations vous concernant.
Vigilance sur les e-mails non masqués !
Si vous êtes destinataire d’un mail de l’association dont vous êtes membre dans lequel les destinataires figurent en claire, n’hésitez pas à rappeler à l’émetteur l’utilité de la fonction Cci.
Les informations recueillies lors d'une inscription peuvent-elles être cédées à des partenaires extérieurs ?
Oui, sous réserve que vous soyez informé au préalable des catégories de destinataires auxquels elles sont transmises et dans quel but. L’association doit vous permettre de vous opposer à cette transmission, par exemple, par le biais d’une case à cocher figurant sur le document d’inscription ou sur papier libre. Lorsqu’il s’agit d’informations concernant des enfants mineurs, c’est le responsable légal qui exerce le droit d’opposition.
Attention : pour certaines finalités, le consentement devra obligatoirement être recueilli !
Par exemple, une association doit toujours demander l’accord de l’adhérent si elle souhaite transmettre son adresse e-mail à des partenaires à des fins de prospection commerciale
Le formulaire de mon club sportif prévoit de communiquer, à chaque adhérent, les coordonnées de tous ses adhérents. Est-ce normal ?
C’est possible, mais il faut que chaque adhérent ait la possibilité de refuser la diffusion de ses coordonnées. Le club ne peut transmettre que les informations concernant des personnes n’ayant pas exprimé leur opposition.
Par ailleurs, certaines associations conditionnent l’inscription à la diffusion de photos en ligne et sur les réseaux sociaux. Un procédé qui va à l’encontre des règles juridiques applicables car le consentement donné par la personne pour autoriser la diffusion de telles information ne peut pas être considéré comme étant libre.
Pendant combien de temps les informations me concernant peuvent-elles être conservées ?
De manière générale, l’inscription à un club, une association culturelle ou un centre de loisirs est valable un an. Les informations ne doivent pas être conservées au-delà de l'inscription de l'enfant à une activité périscolaire ou extrascolaire, sauf dans les cas où il est nécessaire d’archiver ces données (ex : facturation d’un service, comptabilité).
Puis-je consulter les informations détenues par un club ou une association sur mon compte et sur mon enfant ?
Vous avez le droit d'obtenir la communication de toutes les informations vous concernant : cela s’appelle le droit d’accès. Si vous lui en faites la demande, l'organisme doit vous communiquer une copie des informations. En cas de difficultés rencontrées dans l’exercice de votre droit d’accès (par exemple, si vous n’avez pas de réponse au bout de 2 mois) Vous pouvez adresser une plainte à la CNIL qui peut être faite en ligne sur cnil.fr
