Les données utilisées dans les traitements de données personnelles (fichiers, base de données, listes, etc.) créés par les acteurs de l’écosystème du sport (clubs, fédérations, ligues professionnelles, institutions) doivent être conservées pendant une durée limitée. Cette durée est définie en fonction de l’objectif poursuivi par la collecte des données.
Dans le secteur du sport, les objectifs peuvent être multiples. Par exemple :
- concernant les licences : recenser les licenciés d’un club, gérer la procédure de délivrance des licences au niveau de la fédération, procéder à des études statistiques sur l’évolution des différentes disciplines, notamment paralympiques, ou sur l’accès à celles-ci, notamment selon le genre ou le sexe, faire reconnaître un niveau de compétence technique et/ou de maîtrise nécessaire afin de pratiquer l’activité sportive à un niveau adapté ou de participer à des compétitions (ex. : grades, dans) ;
- au plan des ressources humaines : gérer la carrière des sportifs professionnels salariés d’un club ;
- réaliser des statistiques sur les données de jeux des sportifs (ex. : dans le domaine du football, nombre de buts marqués, nombre de cartons rouges, nombre de minutes jouées, total de passes décisives, nombre de matchs joués, nombre de fautes) ;
- mesurer les performances physiques individuelles des sportifs (ex. : distance parcourue, vitesse maximale, contact au sol, longueur de la foulée, suivi de la cadence, fréquence cardiaque, poids, taille).
Pendant la durée de conservation des données personnelles, trois phases successives doivent être distinguées :
Attention
Une fois la durée de conservation en archivage intermédiaire expirée, les informations doivent en principe être supprimées ou anonymisées.
L’archivage intermédiaire n’est ni systématique, ni automatique : sa nécessité doit être évaluée au cas par cas, sur la base d’une analyse détaillée.
Les durées de conservation applicables sont déterminées au regard des finalités précises des traitements que leurs responsables définissent.
Par exemple, en ce qui concerne les licences, selon les objectifs précis du traitement tels qu’arrêtés par la fédération (ex. : délivrer les licences, reconnaître un niveau de compétences techniques et/ou de maîtrise nécessaire afin de pratiquer l’activité sportive à un niveau adapté ou de participer à des compétitions, procéder à des études statistiques sur l’évolution des différentes disciplines, etc.), la durée de conservation des données varie en fonction des phases rappelées ci-dessus.
