Exemple d’information de prospects (prospection commerciale par voie postale)
Cas pratique : la SARL ABCD est une petite entreprise de serrurerie (dépannage en urgence, ouverture de porte, installation de porte blindée ou à clef ultra-sécurisée). La société ABCD dispose d’un site internet qui présente son activité et qui permet aux internautes, via un formulaire de contact, de demander un devis gratuit en ligne. La société ABCD adresse à ces prospects, uniquement par courrier postal, des publicités concernant ses produits.
Pour vous aider à informer vos prospects, la CNIL vous propose un exemple pratique avec le cas d’une entreprise fictive ABCD. Il s’agit d’une illustration, qu’il vous appartient d’adapter ou de compléter, et non d’un modèle de mention valable dans toutes les hypothèses.
Modalités de diffusion de l'information
Pour se conformer au RGPD, la société ABCD peut procéder à l’information des personnes en deux niveaux :
- Niveau 1 de l’information : directement sur le formulaire de contact.
- Niveau 2 de l’information : sur une page dédiée du site internet, une notice d’information plus complète relative à la gestion des données personnelles et aux droits des personnes doit être mise à disposition des prospects.
A noter : lorsque l’internaute a rempli le formulaire de contact en ligne de la SARL ABCD, obtenu le devis par courrier électronique pour l’installation d’une porte blindée à son domicile et a décidé de donner suite à ce devis, il va « commander » l’installation de sa porte blindée à la société ABCD : il cesse donc d’être un prospect et devient un client de la société ABCD. Les données relatives aux clients sont enregistrées dans un fichier distinct et de nouvelles informations doivent dans ce cas être fournies, qui ne sont pas mentionnées ici (« Exemple d’information de clients d’un site de vente en ligne »).
Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires
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Nous collectons ces données afin de vous adresser par courriel le devis que vous avez sollicité. Nous utilisons également votre adresse postale pour vous adresser des publicités sur nos produits. Si vous ne souhaitez pas recevoir de telles sollicitations, cochez la case ci-dessous :
Objet du traitement (finalité et base légale)
La SARL ABCD, dont le siège est situé à CONFIANCE (96 000), Rue la Transparence, dispose d’un site internet « vitrine », qui présente son activité de serrurerie (dépannage en urgence, ouverture de porte, installation de porte blindée ou à clef ultra-sécurisée). Ce site permet, via un formulaire de contact en ligne, de recevoir les demandes de devis des internautes et les données collectées à cette occasion sont enregistrées dans un fichier de prospects.
Ce fichier permet :
- De répondre aux demandes de devis déposées sur le site internet.
- D’adresser des publicités par courrier postal auprès de nos prospects qui ne s’y sont pas opposés sur des produits commercialisés par notre société.
Base légales des traitements
- Emission des devis : la base légale du traitement est l'exécution de mesures précontractuelles (Cf. article 6.1.b du Règlement européen sur la protection des données).
- Envoi de sollicitations commerciales par courrier postal sur les produits commercialisés par la société : la base légale du traitement est l’intérêt légitime de la société (Cf. article 6.1.f) du Règlement européen sur la protection des données), à savoir promouvoir nos produits et attirer de nouveaux clients.
Catégories de données
- Identité : civilité, nom, prénom, adresse électronique, adresse, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification du prospect, données relatives à l’enregistrement sur des listes d’opposition.
- Données relatives aux devis : numéro du devis, détails et montant de la prestation demandée.
Destinataires des données
Le personnel de la société ABCD est destinataire de l’ensemble des catégories de données.
Durée de conservation des données
- Données nécessaires à l’émission des devis : un (1) an s’il n’est pas donné suite à l’émission du devis ; si le devis donne lieu à une commande, les données sont reversées dans le fichier clients de notre société.
- Données nécessaires à la réalisation des opérations de prospection commerciale auprès de nos prospects : trois (3) ans à compter de la collecte des données ou du dernier contact émanant du prospect.
- Données concernant les listes d'opposition à recevoir de la prospection : trois (3) ans.
Vos droits
Si vous ne souhaitez plus recevoir de publicité de la part de la société ABCD (exercice du droit d’opposition), contactez-nous (prévoir ici un lien vers un formulaire d’exercice des droits informatique et libertés) ou à l’adresse indiquée ci-dessous.
(NB : cette information doit systématiquement figurer sur les sollicitations envoyées par courrier postal, qui doit notamment indiquer l’adresse postale et le site internet permettant d’exercer ce droit)
Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier ou les faire effacer. Vous disposez également d'un droit à la portabilité et d’un droit à la limitation du traitement de vos données (Consulter le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits).
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez nous contacter :
- Par voie électronique : ProtectionDonné[email protected]
- Par courrier postal :
Société ABCD
Rue la Transparence
96 000 CONFIANCE
Si vous estimez, après avoir contactés la société ABCD, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL.
